360° Ärendehantering kommun

Presentation av tjänst

Kort beskrivning

Med 360° Ärendehantering kommun ges kommunens roller handläggare, chef och liknande ett stöd i sin verksamhetsutövning.

I detta ligger:

  • Möjligheten att få en överblick över egna, arbetsgruppens, avdelningens ärenden
  • Möjlighet att sätta bevakning på egna ärenden
  • Möjligheten att skapa, versionshantera, upprätta, fastställa och godkänna handlingar i ärenden
  • Möjligheten att fördela ärenden
  • Möjligheten att ta fram tjänsteskrivelse och att lämna ärendet till nämndsadministration
  • Verktyg för hantering av möten, (AU, nämnd etc), delegater, anmälda ärenden, föredragningslista och kallelse, protokoll, protokollsutdrag etc

Övrig information

Tjänsten tillgängliggörs för användaren via webbläsare och arbetar tillsammans med lokal installerad MS Office eller med motsvarande hos tjänsteleverantörer. Tjänsten är en standardiserad, men anpassningsbar, tjänst. Mallar för politiska möten medlevereras och kan kundanpassas

Funktionell beskrivning

Med 360° Ärendehantering kommun ges kommunens roller handläggare, chef och liknande ett stöd i sin verksamhetsutövning.

I detta ligger:

  • Möjligheten att få en överblick över egna, arbetsgruppens, avdelningens ärenden
  • Möjlighet att sätta bevakning på egna ärenden
  • Möjlighet att skapa, versionshantera, upprätta, fastställa och godkänna handlingar i ärenden
  • Möjlighet att fördela ärenden
  • Möjlighet att ta fram tjänsteskrivelse och att lämna ärendet till nämndsadministration
  • Verktyg för hantering av möten, (AU, nämnd etc.), delegater, anmälda ärenden, föredragningslista och kallelse, protokoll, protokollsutdrag etc.

Projekt kan etableras där dokumentationen hålls samlad och relaterad till projektet.

I 360° Ärendehantering kommun ingår möjlighet att dela upp lösningen för att möjliggöra olika serier för respektive nämnd/förvaltning. I 360° kan skrivborden roll- eller individanpassas. I detta exempel är det en handläggares skrivbord med dokument som ska besvaras, dokument under arbete, mina bevakningar samt mina öppna ärenden.

När ett nytt dokument skapas eller redigering görs i ett befintligt kommer man till inmatningsbilden. Inmatningsbilden innehåller ett antal fält som är grupperade i olika steg.

Dokumentet kan kopplas till ett ärende eller vara fristående men ändå innefattas av diarieföringsregler. Möjlighet att anpassa bilderna efter verksamhetens önskemål är fullt möjligt.

Regelverk kan definieras så att beroende på typ av dokument så startas rätt dokumentmall. Information förs över till mallen från 360°. Detta kan t ex gälla att ta fram tjänsteskrivelse och att lämna ärendet till nämndsadministrationen.

För Office 2007 och senare finns följande funktioner på menyraden i Word, Excel och PowerPoint.

  • olika funktioner för att spara dokument i 360° och incheckning av fil.
  • möjlighet att öppna dokumentlistor i 360° utan att lämna Office-programmet.

I steget filer finns möjlighet att lägga in andra elektroniska dokument som inte är skapade från 360°.

I dokumentets detaljbild visas detaljerad information om dokumentet samt olika flikar innehållande relaterad information.

Dokumentet kan med systemets affärslogik sändas till exempelvis en chef för godkännande.

Möjligheten finns att registrera bevakningar på samtliga objekt i systemet. Detta kan vara aktuellt i sammanhang då det är aktuellt med en påminnelse om att exempelvis skulle ringa en kontakt, besvara ett dokument eller att följa upp ett ärende.

Olika webbdelar kan användas för att skapa översikt över egna och andras bevakningar/uppgifter på skrivbordet:

Man kan också abonnera på ändringar via RSS feeds (dvs. få varsel om bevakningar som närmar sig deadline) I Outlook installeras automatiskt en rad med mappar som motsvarar de arbetslistor som användaren har uppsatt i sin 360° webbgränssnittet i snabbvalsmenyn. Härifrån har man tillgång till alla de 360° funktioner som kan användas från webbgränssnittet. Genom ”drag och släpp” eller en knapptryckning kan e-post arkiveras i 360°.

Sökningar

För detaljer kring sökning se beskrivning av Sök i tjänsten SI-001.

Nämndsadministration

Beskrivning av flödet av händelser och objekt.

1. En nämndsekreterare har registrerat en nämnd i 360˚ med förtroendevalda och ett eller flera möten med en dagordning.
2. En handläggare kan då skapa en tjänsteskrivelse och lägga upp för behandling till nämndens planerade möte.
3. Nämndsekreteraren ser handläggarens tjänsteskrivelse när denne senare arbetar med att färdigställa kallelsen och dokumentet följer automatiskt med i kallelsen.
4. Nämndsekreteraren sammanställer kallelsen/föredragningslistan automatiskt med aktuella skrivelser och sparar den i 360˚ och därifrån kan den distribueras elektroniskt eller skrivas ut.
5. Mötet genomförs.
6. Protokoll skapas automatiskt av nämndsekreteraren med stöd av dagordningen och beslutstexterna kommer automatiskt och papperslöst tillbaka till handläggarens ärende. Ärenden kan bordläggas, dras tillbaka mm.


Handläggare skapar tjänsteutlåtande och lägger upp för behandling

Kallelse och mötesprotokoll är avancerade mallar som hämtar information från flera dokument i 360˚ och som även skapar protokollsutdrag, ytterligare ett dokument som när det är skapat finns i handläggarens ärende. De förtroendevalda kan hanteras i 360°:s förtroendemannasystem.

I förlängningen kan även Software Innovations OneNote-lösning för papperslös nämndsadministration användas.

Teknisk beskrivning

Tjänsten används från en webbläsare

Säkerhet

Åtkomst till tjänsten sker genom tjänsteleverantörens åtkomstsystem och därmed en central inloggning i den konkreta tjänsten. I tjänstens behörighetssystem finns möjlighet att på ett finfördelat sätt sätta upp åtkomsten till informationer och funktioner.

Gränssnitt och integration

En integration mellan de olika tjänsterna i 360° serien sker sömlöst. Integrationer till tjänsten från andra tjänster kan ske genom webbservices. Nämnda funktioner med MS Office och MS Outlook kräver en koppling till organisationens egna programvaror. Kopplingen konfigureras och är beroende av åtkomsten till organisationens klientmiljö.

Prisuppgifter


Svit 360°
ID Rad Beskrivning Startpris (sek) Månadspris (sek) Månadspris per användare (sek) Per ärende (sek) Per ärende och månad (sek) Notering
SOF-004 360° Ärendehantering kommun 4 140 Minst 5 användare