360° Dokumenthantering

Presentation av tjänst

 

>

 

Kort beskrivning

I 360° Dokumenthantering finns stöd för dokumenthantering med bl a följande funktionalitet:

  • Registrera fysiska eller elektroniska dokument
  • Använda olika typer med verksamhetsregler och intelligens (inkommande/utgående/internt/internt pm)
  • Kontakthantering av avsändare/mottagare mm
  • Skanning och filimport
  • Integrerad registrering av e-post
  • Versionshantering
  • Checka ut/checka in
  • Behörighetskontroller
  • Revisionshantering
  • Godkännandeflöde
  • Granskningsflöde
  • Avancerade mallar
  • Integration med Microsoft Office/Open XML Office paket
  • Automatisk fältuppdatering från Office 2007 filer till 360° metadatafält (Content controls)
  • Fullständig loggning
  • PUL/Sekretesshantering
  • Hantering av livscykel med arkivering och gallring

Funktionell beskrivning

I 360˚ Dokumenthantering finns stöd för dokumenthantering med bl.a. följande funktionalitet:

  • Registrera fysiska eller elektroniska dokument
  • Använda olika typer med verksamhetsregler och intelligens (inkommande/utgående/internt/internt pm)
  • Kontakthantering av avsändare/mottagare mm
  • Skanning och filimport
  • Integrerad registrering av e-post
  • Versionshantering
  • Checka ut/checka in
  • Behörighetskontroller
  • Revisionshantering
  • Godkännandeflöde
  • Granskningsflöde
  • Avancerade mallar
  • Integration med Microsoft Office/Open XML Office paket
  • Automatiskt fältuppdatering från Office 2007 filer till 360˚ metadatafält (Content controls)
  • Fullständig loggning
  • PUL/Sekretesshantering
  • Hantering av livscykel med arkivering och gallring

Dokumenthantering för dokument och handlingar relaterade till diariet och ärendehanteringsprocesser ingår i dessa respektive tjänster.

Skapa/redigera dokument

När du skapar eller redigerar ett dokument startas en vägvisare med flera olika steg där fält är grupperade per steg. Du kan gå fram och tillbaka mellan de olika stegen. Det går att anpassa innehållet.

Du kan lägga till flera filer till ett dokumentkort i steg ”Filer”.

Till varje objekt kan du lägga till en kommentar. Den kommer att visas på dokumentets detaljvy. Kommentaren kan jämställas med en ”post it” lapp. Det registreras inte vem som skrev den, den går att redigera och radera av vem som helst.

När du skapat eller redigerat ditt dokument kommer du automatiskt till dokumentkortet.

Nu kan du börja koppla andra objekt till dokumentet. I fliken ”Filer” kan du skapa nya filer, importera dem, länka eller referera till andra filer.

I fliken ”Fastighet” ser du relaterade fastigheter.

I fliken ”Anteckningar” kan du göra en tjänsteanteckning till ett dokument.

I fliken ”Behandlingar” kan du se om dokumentet ska eller har behandlats i ett möte (läs mer om detta i Nämndhantering).

I fliken ”Rättigheter” kan du enkelt dela ut rättigheter till andra 360˚ användare, förutsatt att du är behörig.

I fliken revisioner ser du de tillgängliga revisionerna, vilken som är den aktuella och du kan skapa nya revisioner. En revision är en utgåva av dokumentkortet.

I loggfliken ser du de händelser som registreras i loggen för varje objekt. Vad som loggas kan anpassas.

Under fliken dokumentreferenser kan du referera till ett annat dokument.

I aktivitetsfliken kan du registrera olika aktiviteter till ett dokument, exempelvis bevakningsdatum. Det går att lägga till egna typer av aktiviteter.

Dokumenttyper med verksamhetsregler

Logiken och verksamhetsreglerna som finns i 360˚ bygger på avancerade regelverk. 360˚ kan hantera standarder som NOARK och FESD.

Det finns logik och funktioner för de olika dokumenttyperna som exempelvis inkommande brev måste ha en extern avsändare och intern avsändare. Om en handläggare svarar på ett inkommande diarieförd brev kommer automatiskt avsändaren på det brevet att bli mottagare av brevet som skapas som ett diariedokument. Man kan koppla dokumenttyper till dokumentarkiv där man på en organisatorisk nivå bestämmer gallringsregler som då användare av systemet inte behöver känna till.

Skanning och filimport

Skannade dokument går att lägga till i systemet. Inskanning med teckentolkning ger fritextsökbara filer. Stöd i dokumentintagsprocessen genom skanningen kan konfigureras på olika sätt som exempelvis central skanning och decentraliserad registrering. Filimporten från skanningen sker med verktyget 360 Import och dokumentsepareringen med 360 Streckkodsgenerering.

Använda mall och integration med Office

När du skapar ett dokument och väljer att använda en mall kommer Word automatiskt att öppnas när du har registrerat ditt dokumentkort färdigt. Nedan är ett exempel på en mall där följande metadata har hämtats ifrån dokumentkortet:

  • Dokumentnummer
  • Datum
  • Dokumentbeskrivning

Fältet ”Beskrivning” är en content control vilket innebär att förändringar i det fältet i Word kommer att förändra informationen i 360˚.

Versionskontroll, revisionskontroll, checka ut och checka in

Varje gång en fil i ett dokument blir ut- och sedan incheckat skapas automatiskt en ny version. Detta kan spåras till vem, var och vad som ändrades. Du kan välja vilken av versionerna som ska gälla. En utcheckad fil kan inte redigeras av någon annan än den som har checkat ut det. En revision är en utgåva av ett dokument.

Godkännande-/granskningsflöde

Det finns processer för att skicka ett dokument för godkännande eller granskning till en annan 360˚ användare.

PUL/Sekretess, loggning och behörigheter

Ett sätt att hantera PUL är att lägga upp personuppgifter som en oregistrerad kontakt på ett dokument. Uppgifterna följer då med dokumentet, och läggs inte in i kontaktregistret. När dokumentet gallras/exporteras följer uppgifterna med.

Skyddskod går att ange på dokumentet och endast de användare som är behöriga kan se informationen. Även om dokumentet inte är sekretesskyddat går det att med behörighetsmatrisen styra mycket detaljerat vilka som kan läsa, skapa, redigera, radera olika dokument beroende på globala, grupp- eller individrättigheter. Dessa regler går dessutom att kombinera. Ex en utomstående läsare ska enligt en global regel kunna läsa dokument när de är färdiga, men en specifik utomstående användare ska även kunna redigera vissa blanketter. Händelser, automatiska eller användarstyrda, kan loggas och registreras i dokumentloggen.

Teknisk beskrivning

Tjänsten används från en webbläsare

Säkerhet

Åtkomst till tjänsten sker genom tjänsteleverantörens åtkomstsystem och därmed en central inloggning i den konkreta tjänsten. I tjänstens behörighetssystem finns möjlighet att på ett finfördelat sätt sätta upp åtkomsten till informationer och funktioner.

Gränssnitt och integration

En integration mellan de olika tjänsterna i 360° serien sker sömlöst. Integrationer till tjänsten från andra tjänster kan ske genom webbservices. Nämnda funktioner med MS Office och MS Outlook kräver en koppling till organisationens egna programvaror. Kopplingen konfigureras och är beroende av åtkomsten till organisationens klientmiljö.

Prisuppgifter


Svit 360°
ID Rad Beskrivning Startpris (sek) Månadspris (sek) Månadspris per användare (sek) Per ärende (sek) Per ärende och månad (sek) Notering
SOF-007 360° Dokumenthantering 3 940 Minst 5 användare