Dokumenthantering Open Source

Kort beskrivning

Cybercoms tjänst för Dokumenthantering vänder sig till offentlig verksamhet med höga krav på användbarhet, säkerhet och flexibilitet. Tjänsten erbjuds med välbekanta gränssnitt för att användarna snabbt skall kunna anamma fördelarna med ett arkiv som erbjuder öppna tjänster för full Enterprise Content Management (ECM):

  • Virtuellt filsystem
  • E-post-liknande regler
  • Google-liknande sökfunktion
  • Yahoo-lik ”browsing”
  • Smarta samarbetsytor
  • Stöd för dokumentets hela livscykel
  • Inga krav på klientinstallation

Funktionell beskrivning

Cybercoms tjänst för dokumenthantering vänder sig till offentlig verksamhet med höga krav på användbarhet, säkerhet och flexibilitet.

Tjänsten är fullt integrerad med Microsoft Office och Open Office vilket erbjuder användarna att kunna fortsätta arbeta med verktyg de är vana vid. Användaren kan exempelvis själv koppla en mapp i e-postklienten till tjänsten. Mappen får då de versionshanteringsfunktioner som tjänsten erbjuder. På samma sätt kan man koppla en vanlig filstruktur med mappar till tjänsten för att få dokumenthanteringens fördelar. Dokument kan synas i flera mappar samtidigt, men bara existera i ett original, genom att den har en dynamisk mappstruktur.

Tjänsten stödjer dokumenthanteringsfunktioner så att användarna enkelt kan:

  • Dra nytta av bibliotekstjänster – Check-In/Out med versionshantering och hantering av tidsstämplar och författare samt länkning mellan dokument
  • Samarbeta på gemensam yta – en guide gör det enkelt att strukturera innehåll (mallar, regler och processer), diskussionsforum, e-postbaserade arbetsflöden och notifieringsstöd
  • Integrerade arbetsflöden – JBPM, Ärendehantering, Säker dokumentlivscykelhantering
  • Bidra med innehåll – Virtuellt filsystem, CIFS synkronisering, portalaccess
  • Kategorisera innehåll – Automatisk metadatautvinning från alla interface
  • Göra avancerade sökningar
  • Konvertera filer till annat format
  • Säkerhet på användar-, roll-, grupp- och dokumentnivå
  • Möjligheter till Single Sing-On med NTLM eller LDAP

Arbetsflöden kan, från en användarsynvinkel, startas genom att dra och släppa mappar och dokument. En enskild mapp kan konfigureras att starta ett visst arbetsflöde, exempelvis att konvertera dokument till ett annat format, flytta den till en annan mapp eller anmäla en grupp av användare via e-post. Alternativt kan arbetsflödet kanske extrahera egenskaper, t.ex. författarens namn eller andra sökord i dokumentet så att användaren kan använda dem för att söka efter dokument senare.

Dokumenthanteringen sker med hjälp av enkla och intuitiva gränssnitt för att användarna snabbt skall kunna anamma fördelarna med ett arkiv som erbjuder öppna tjänster för full Enterprise Content Management (ECM):

  • Virtuellt filsystem: – Byter ut delade enheter och erbjuder motsvarande gränssnitt
  • E-post-liknande regler – Konfigurera plugin-regler för att automatisera manuell hantering
  • Google-liknande sökfunktion – Sök direkt från Webbläsaren
  • Yahoo-lik ”bläddring” – Automatisk metadatautvinning och kategorisering
  • Smarta ytor – Allmänt vedertaget för samarbetsytor
  • Transparent stöd för dokumentets hela livscykel

Allt detta utan krav på någon klientinstallation.

Teknisk beskrivning

Dokumenthantering Open Source är en tjänst i den tjänsteorienterade arkitektur som Cybercom erbjuder. Tjänsten ingår i samma svit som Diarietjänst/Ärendehantering, Processhantering/Workflow och Mottagning/utskick Open Source för att få ett så enhetligt utseende och arbetsflöde för den del i verksamheten som arbetar med detta. Tjänsten har också färdiga integrationer mot de övriga verksamhetsstödjande tjänsterna via öppna och standardiserade gränssnitt (SOAP, REST m.fl.)

Dokumenthantering Open Source har integration mot samtliga andra tjänster inom huvudalternativet:

  • Informationstjänster Open Source,  CCE-001H
  • Söktjänster Open Source, CCE-004H
  • Mina Sidor Open Source, CCE-003H
  • Elektronisk datafångst Open Source, CCE-002H
  • Mottagning/Utskick Open Source, CCE-005H
  • Diarium och Ärendehantering Open Source, CCE-006H
  • Publicering Open Source, CCE-010H
  • Processhantering/Workflow Open Source, CCE-008H
  • e-Arkiv Open Source, CCE-007H
  • Säkert Informationsutbyte SHS, IDA-001H
  • Kontroll av elektroniska legitimationer, CCE-012H

Till detta kommer en integrationsplattform för att kommunikationsflödena mellan tjänsterna ska kunna fungera på ett standardiserat och tjänsteorienterat sätt. I och med att tjänsterna bygger på öppna standarder så förenklas integrationen mot befintliga system i de olika organisationerna.

Cybercoms tjänst är byggd kring öppen källkod samt testad för att användas av följande webbläsare: Mozilla Firefox, Internet Explorer 8, Safari, Google Chrome. Även andra webbläsare går använda.

Arkitekturen bygger på välkända och standardiserade komponenter och har stora möjligheter att skala upp för att möta krav på tillgänglighet, prestanda, samtidiga användare, transaktionsmängder mm.

Den tekniska plattformen utvecklas kontinuerligt genom en ”Open Source Community”. Utvecklingen sker modulärt, varför tjänstens kärna alltid går att uppgradera till nya versioner oavsett vilka nya moduler som tillkommit. Detta gör att tjänsten är extremt stabil, säker och ständigt ger möjlighet till den allra senaste tekniken för webbaserade tjänster.

Tjänsten körs i en javabaserad applikationsserver och är byggd på ramverken Spring, Hibernate, Lucene m.fl.

Säkerhet

Genom användning av rättigheter som kan sättas samman till roller, går det att kontrollera och styra användares åtkomst till olika delar av tjänsten och dess innehåll. Rättigheter styr i vilken utsträckning en användare får se, skapa och modifiera innehåll i tjänstens olika delar.

All aktivitet som sker i tjänsten loggas i tjänstens databas och kan läsas och filtreras direkt i administrationsgränssnittet. Loggarna visar vilka förändringar som skett, vem/vilket system som gjort förändringarna och tidpunkt för förändringarna.

Loggning av kommunikation mellan integrerade tjänster loggas i tjänstens databas och kan där läsas av för att se vilka förändringar som skett. Dessa loggar kan även användas i felsökningssyfte.

Gränssnitt och integration

Den arkitektur Cybercom erbjuder bygger på att samtliga tjänster ska ha ett standardiserat gränssnitt att interagera mot. Flera av tjänsterna ingår i sviter för att förenkla arbetet för användarna, genom ett enhetligt utseende och integrerat flöde. Det gör det även mindre komplext att underhålla då tjänsterna delar data på ett enklare vis. Även om jänsterna ingår i sviter, kan de anropas som individuella tjänster genom det öppna och standardiserade gränssnitten (SOAP, REST med flera).

För att man ska kunna hantera alla dessa tjänster utan att skapa direkta beroenden, så behöver en integrationsplattform introduceras.

I bilden ovan finns tjänsterna utplacerade, antingen separata eller grupperade i sviter. I mitten knyter en ESB (Enterprise Service Bus) ihop alla tjänster. Tjänsterna för säkerhet kommer att användas av samtliga andra tjänster i någon form. Tjänsterna för säkerhet läggs till som en extra komponent i varje tjänst eller svit.

Som bilden visar så finns det ett par sviter med tjänsteområden. En fördel med det är att användarna får ett enhetligt utseende på tjänsterna. I bakgrunden ligger dock tjänster som går att komma åt från andra tjänster/system, om man har rätt behörighet.

Målsättningen med integrationsplattformen:

  • Integrera befintliga tjänster/system placerade hos beställare eller annan leverantör.
  • Upprätthålla tjänster i portalen som har många bakomliggande källor.
  • Möjliggöra enkel uppkoppling av nya källsystem.
  • Möjliggöra uppkoppling av olika typer av källsystem som kommunicerar med olika format och på olika sätt.
  • Skapa flexibilitet och förändringsmöjlighet i portaltjänsterna.
  • Möjliggöra att nya tjänster snabbt kan introduceras.

Prisuppgifter


Svit Open Source
ID Rad Beskrivning Startpris (sek) Månadspris (sek) Månadspris per användare (sek) Per ärende (sek) Per ärende och månad (sek) Notering
CCE-009H Rad 1 Dokumenthantering Open Source 15 500 90 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 2 CCE‐009H i kombination med en (1) ytterligare tjänst i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 30 225 180 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 3 CCE‐009H i kombination med två (2) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 44 175 225 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 4 CCE‐009H i kombination med tre (3) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 57 350 225 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 5 CCE‐009H i kombination med fyra (4) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 69 750 225 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 6 CCE‐009H i kombination med fem (5) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 82 150 225 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 7 CCE‐009H i kombination med sex (6) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 94 550 225 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 8 CCE‐009H i kombination med sju (7) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 106 950 225 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 9 CCE‐009H i kombination med åtta (8) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 119 350 225 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 10 CCE‐009H i kombination med nio (9) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 131 750 225 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 11 CCE‐009H i kombination med tio (10) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 144 150 225 Månadspris per användare avser avtalsmånad 1‐12
CCE-009H Rad 12 Dokumenthantering Open Source 15 500 86 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 13 CCE‐009H i kombination med en (1) ytterligare tjänst inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 27 203 150 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 14 CCE‐009H i kombination med två (2) ytterligare tjänster inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 35 340 157 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 15 CCE‐009H i kombination med tre (3) ytterligare tjänster inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 34 410 157 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 16 CCE‐009H i kombination med fyra (4) ytterligare tjänster inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 41 850 157 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 17 CCE‐009H i kombination med fem (5) ytterligare tjänster inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 49 290 157 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 18 CCE‐009H i kombination med sex (6) ytterligare tjänster inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 56 730 157 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 19 CCE‐009H i kombination med sju (7) ytterligare tjänster inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 64 170 157 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 20 CCE‐009H i kombination med åtta (8) ytterligare tjänster inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 71 610 157 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 21 CCE‐009H i kombination med nio (9) ytterligare tjänster inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 79 050 157 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 22 CCE‐009H i kombination med tio (10) ytterligare tjänster inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 86 490 157 Månadspris per användare avser avtalsmånad 13‐24
CCE-009H Rad 23 Dokumenthantering Open Source 13 950 81 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader
CCE-009H Rad 24 CCE‐009H i kombination med en (1) ytterligare tjänst inom ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 21 762 142 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader
CCE-009H Rad 25 CCE‐009H i kombination med två (2) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 24 738 149 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader
CCE-009H Rad 26 CCE‐009H i kombination med tre (3) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 20 646 149 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader
CCE-009H Rad 27 CCE‐009H i kombination med fyra (4) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 20 925 149 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader
CCE-009H Rad 28 CCE‐009H i kombination med fem (5) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 24 645 149 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader
CCE-009H Rad 29 CCE‐009H i kombination med sex (6) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 28 365 149 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader
CCE-009H Rad 30 CCE‐009H i kombination med sju (7) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 32 085 149 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader
CCE-009H Rad 31 CCE‐009H i kombination med åtta (8) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 35 805 149 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader
CCE-009H Rad 32 CCE‐009H i kombination med nio (9) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 39 525 149 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader
CCE-009H Rad 33 CCE‐009H i kombination med tio (10) ytterligare tjänster i ID intervallet CCE‐001H tom CCE‐012H 43 245 149 Månadspris per användare avser avtalsmånad 25 och framåt vid tecknande av ett avtal överstigande 24 månader