E-arkiv SIG

Kort beskrivning

Införande av ett e-arkiv för arkivering av information från olika verksamhetssystem. E-arkivets funktion är utformad utifrån OAIS-modellen och arkivets funktion är tillgänglig via en processorienterad portal. E-arkivet baseras på en plattform, OEF, som tillhandahåller ett ramverk för e-arkiv. Detta gör att kunders e-arkiv baseras på samma lösning, och samtidigt kan vara kundanpassade. Arkivet tillhandahåller funktioner för inleverans, återsökning, informationsspridning, arkivredovisning (RA2008:4), olika typer av information mm.

Övrig information

Förutsätter definierade processer och verksamhetskrav. Införs som ett införandeprojekt per timme. Använder sig av tjänsterna Portal – Jahia och Support – Jira. Verksamhetsstödjande tjänst – E-arkiv/system för bevarande

Funktionell beskrivning

En lösning för arkivorganisationer och arkivarier

Tjänstens bygger på Open e-Archiving Framework (OEF) som är ett ramverk för e-arkiv. För att säkerställa digitalt bevarande, stödjer OEF arkivorganisationer och arkivarier inom flera viktiga aspekter:

  • Metadatamodeller och strukturer för långsiktigt bevarande.
  • Processorienterad portal mot arkivet för alla individer och roller för att göra funktioner och information tillgänglig.
  • Integrerad ärendehantering och workflow för att stödja det dagliga arbetet i arkivet och dess kommunikation med informationsägare och andra intressenter.
  • Fullt integrerade och dokumenterade processer utifrån de faktiska processerna hos ert arkiv (OAIS föredras) i portalen och motsvarande funktioner tillgängliga direkt från processerna i portalen.
  • Enterprise content management-funktioner (hantera ostruktuerad information bl.a.) som ger möjlighet att publicera dokumentation, information, nyheter, evenemang och annan information för användare och intressenter.
  • Optimering för att hantera mycket stora volymer av inkommande information på ett effektivt sätt.

Tjänsten är utformad för vara ett verktyg för arkiveringsexperter och samtidigt stödja informationsägare och andra intressenter att få tillgång till arkivet i deras dagliga arbete. Arkivet följer relevanta delar av Riksarkivets rekommendationer och riktlinjer för arkivering av digitala handlingar (RAFS 2009:1 och 2009:2), samt arkivredovisning (RAFS 2008:4, se separat tjänst).

Arkivering – datalagring

Lagringen bygger på en traditionell SQL databas och på principerna om flexibilitet och hög prestanda. Databasen struktureras utifrån de principer och strukturer som anges av SIP-kontraktet (inleveransspecifikationen). Tredjepartslösningar för att hantera olika format undviks för att skapa en långsiktig struktur optimerad för ett arkiv. Resultatet är en extrem hög prestanda med överlägsen stabilitet vid import och arbete med stora volymer av arkiverad information.

Lång- och mellantidsarkivering

OEF stöder koncepten lång- och mellantidsarkivering. Långtidsarkivering avser traditionell arkivering, där ägandet av arkiverad information placeras i arkivorganisationen och innehållet kontrolleras av de vanliga OAIS processerna.

Mellantidsarkivering möjliggör lagring av information som fortfarande används i organisationen, men som behöver placeras i arkivet. Detta kan vara fallet för t.ex. senaste posterna placerade i ett system på väg att fasas ut. I ett sådant fall kan informationen inte lämnas över till arkivorganisationen, utan måste flyttas från det gamla systemet och fortfarande vara tillgänglig för användarna.

Portal

Funktionerna i arkivet är tillgängliga i en portal. Portalen, som har en rollbaserad behörighetshantering, är en gemensam ingång för alla intressenter mot arkivet. Arkivarier får ett gränssnitt med relevanta funktioner för denna roll, användare i verksamheten får tillgång till sina funktioner, administratörer till underhållsfunktioner etc. Samma portal kan även användas för att göra delar av informationen tillgänglig för bredare grupper av användare.

Funktionslista

OEF har utvecklats under en längre tid och används idag inom flera offentliga organisationer. Vid sidan av de normala funktionerna som behövs för digital arkivering så finns även en portal tillgänglig för att ge en samlad bild, stödja användare med support, riktlinjer och manualer, hantera incidenter och till och med stöd för arkivering av programkod från IT-projekt.

Teknisk beskrivning

Öppet ramverk för e-arkiv SIG

Tjänstens plattform för e-arkiv SIG, OEF, är ett ramverk för e-arkiv SIG som gör det möjligt för flera verksamheter att nyttja samma tjänst, men ändå tillföra sina egna unika funktioner. Centralt i tjänsten är alltså att alla verksamheters arkiv bygger på samma tjänst, men att varje verksamhets arkiv byggs ihop från olika byggblock för att skapa rätt anpassning. Tjänsten är utvecklad enligt de principer som råder för öppen källkodsutveckling, och källkoden är öppen för alla verksamheter. Systemlösningen baseras på Java med en SQL-databas för datalagring.

Arkitekturen följer moderna principer för skiktning och moduluppdelning för att enkelt kunna ansluta olika datakällor. Klienterna är helt webbaserade och finns tillgängliga i en portal som även kan användas för annan typ av information så som driftinformation, support, användarhandledningar, nyheter, ärendehantering m.m. Lösningen bygger på OAIS.

Teknisk plattform

Plattformen är baserad på modern Java-baserad teknik och ger möjlighet till olika att använda olika plattformer. Tekniken är J2E och olika applikationsservrar kan användas.

Säkerhet

OEF bygger på en portallösning som är en gemensam ingång till arkivet. Beroende på roll så får användaren tillgång till de funktioner som krävs. Integration med LDAP/AD är möjlig. För tillgång till information sker kontroll i anslutande system, som genomför behörighetskontroll. Loggning sker på flera nivåer. Portalen tillhandahåller besöksstatistik för själva portalen och tillhandahåller analys- och statistikfunktioner baserade på Google Analytics. För loggning av känslig information tillhandahåller arkivet funktionalitet för vilka användare som har hämtat ut klassificerad information. Denna funktion är frekvent använd för ex. arkiverad journalinformation. Slutligen erbjuder plattformen möjlighet att arkivera accessloggar och andra loggar från externa system.

Gränssnitt och integration

Ett e-arkiv är ett mycket dynamiskt system med ett stort behov av integrationer med andra system och tjänster för både producenter och konsumenter av information. OEF har ett väl utvecklat stöd för integration, där ny information kan arkiveras baserad på tydliga specifikationer. Dessa specifikationer följer principerna från OAIS, men fungerar även som en dokumentation av informationen.

Inleverans av SIP kan ske som uppladdning av SIP, vilket ofta är lämpligt vid större leveranser som måste kvalitetssäkras noga. För mer frekventa mindre leveranser kan det istället vara mer lämpligt att leverera SIP genom att integrationer skapas mot WebService-gränssnitt. Dessa gränssnitt gör det möjligt att skapa automatiserade inleveranser.

På konsumentsidan, ger e-arkivets portal åtkomst till e-arkivet beroende på användarens roll. E-arkivet kan även integreras med befintliga lösningar, som ger läsrättigheter. Denna integrering syftar till att ge organisationen direkt tillgång från valfritt system till e-arkivet utan att frångå rättigheterna som har definierats i dessa system. Arkivredovisningen är också integrerad i e-arkivet genom att redovisningsinformation och sökfunktioner är tillgängliga i portalen.

En översikt över integrationerna:

  • e-arkivtjänst – portaltjänst Färdig integration. Alla funktionerna i e-arkivtjänsten är tillgängliga genom den integrerade portalen med hjälp av standardportlets som kommunicerar med det funktionella skiktet. Standardportlets kan anpassas enligt specifika kundönskemål.
  • e-arkivtjänst – supporttjänst / ärendehantering Färdig integration. All support och ärendehantering i samband med användning och förvaltning av e-arkivtjänsten sker genom den integrerade support/ärendehanteringstjänsten. Support och ärendehantering är fullständigt konfigurerbart enligt specifika kundönskemål.
  • e-arkivtjänst – arkivredovisningstjänst Färdig integration. All sök och presentation i arkivredovisningen görs ifrån e-arkivtjänsten.
  • e-arkivtjänst – söktjänst e-arkivtjänsten erbjuder funktionalitet för att söka igenom e-arkivet. Den inbyggda söktjänsten kan integreras med extern Söktjänst.
  • e-arkivtjänst – workflow/processtyrning Färdig integration. All workflow och processtyrning av e-arkivtjänsten (exvis planering, import, verifiering och driftsättning av inleveranser; förfråga, godkännande och genomförande av utlämning; bokning av administrativa åtgärder) sker genom den integrerade workflow/processtyrningstjänsten. Workflow och processerna är fullständigt konfigurerbara enligt specifika kundönskemål.
  • e-arkivtjänst – Mina Sidor e-arkivtjänsten är anpassad till användarens roll och kan anpassas till användarens specifika önskemål. De roll- och personanpassade portlet:en följer standard webbteknologi och kan integreras i valfri ”Mina Sidor”-tjänst.
  • e-arkivtjänst – tjänst för säkert informationsutbyte Färdig integration. e-arkivtjänsten integreras med AD för säker autenticering, behörighetsadministration och säker kommunikation.

Prisuppgifter


E-arkiv/System för bevarande
ID Rad Beskrivning Startpris (sek) Månadspris (sek) Månadspris per användare (sek) Per ärende (sek) Per ärende och månad (sek) Notering
SIG-008 Rad 1 E‐arkiv SIG 984 Community Edition
SIG-008 Rad 2 E‐arkiv SIG 7 333 Standard Edition
SIG-008 Rad 3 E‐arkiv SIG 36 667 Professional Edition
SIG-008 Rad 4 E‐arkiv SIG 71 667 Advanced Edition